Karl Kreativ: So könnte ein EPU grundsätzlich seine Stunden kalkulieren

Karl Kreativ: So könnte ein EPU grundsätzlich seine Stunden kalkulieren

In letzter Zeit gab es in meinem Umkreis immer wieder Diskussionen und Unsicherheiten darüber, was ein fairer Stundenpreis ist. Mir ist klar, dass es nicht möglich ist, eine allgemeingültige Kalkulation zu erarbeiten. Jedes Unternehmen hat seine individuelle Kostenstruktur. Diese sollte vor der Gründung geplant und mindestens jährlich aufbearbeitet werden. Mit meinen Kunden mache ich das und erfahre, wie froh sie danach darüber sind, im Alltag genau zu wissen, was sie verlangen müssen.

 

Wer selbst noch gar kein Gründer ist, sondern sich einfach ein paar Gedanken über eine mögliche Selbständigkeit machen möchte, dem möchte ich hier ein Rechenbeispiel als Denkhilfe anbieten. Dabei ist zu bedenken, dass hier weder Einkommensteuer noch Umsatzsteuer berücksichtigt werden, da hier noch einige Entscheidungen zusammen mit dem Steuerberater zu treffen sind. Die Zahlen sind vielleicht etwas vorarlberg-geprägt, aber sie sollen ja auch nur ein Anhaltspunkt dafür sein, ob es sich lohnt, über eine Selbständigkeit nachzudenken:

Ein Grafiker denkt  also darüber nach, sich selbständig zu machen, nennen wir ihn Karl Kreativ. Um einen groben Überblick zu bekommen, was er an Umsätzen erreichen muss, stellt er eine erste Rechnung auf und trifft ein paar Grundannahmen. Sein Auto verwendet er privat und dienstlich, als Büro nutzt er ein Zimmer in der eigenen Wohnung, ein Computer ist vorhanden. Karl braucht nicht besonders viel Geld: Er investiert in einige Drucksorten, und manchmal geht er zu Netzwerkveranstaltungen. Die Buchhaltung bereitet er selber auf, sodass der Steuerberater nur noch den Jahresabschluss machen muss.

Die gesamten Kosten (fix und variabel) liegen bei Karl Kreativ jährlich bei 10.000,-. Außerdem braucht Karl für sein privates Leben (Miete und Betriebskosten, Bekleidung, Nahrung, Hobbys, Urlaube, Unterhalt, Lebensversicherung ...) monatlich 1.200,-. Sein Unternehmen muss somit einen Umsatz von 24.400,- im Jahr erwirtschaften, damit seine Aufwände abgedeckt sind. Mit dieser Summe macht er aber keinen Gewinn, hat also für zukünftige Investitionen keine Rücklagen geschaffen. Er weiß aber, dass er jeden Monat mindestens 2.000,- Umsatz machen muss (ohne Umsatzsteuer).

Der Einfachheit halber rechnet Karl in Stunden ab. Wieviele Stunden im Jahr hat er für Kunden zur Verfügung, die in weiterer Folge mindestens die berechneten 24.400,- einspielen müssen?

Ein Jahr hat ca. 275 Werktage. Davon zieht Karl Urlaubs- und Krankentage ab. Für sein Unternehmen bleiben ihm rechnerisch vielleicht 220 Tage. Ein Unternehmer kann aber nicht 220 Tage jeweils acht Stunden für Kunden arbeiten. Er hat viel Administrationsaufwand, der auch erledigt werden muss (Angebote und Rechnungen schreiben, Buchhaltung machen, Behördengänge, Netzwerken, Einkauf, Schulungen und Kurse, Entwicklung neuer Unternehmensperspektiven ...). Nehmen wir an, Karl schafft es, seinen administrativen Zeitaufwand bei 40 % zu halten.

Warum so hoch? Kleinstunternehmer nehmen sich selten die Zeit, sich gut zu organisieren, deshalb sind die einzelnen Tätigkeiten relativ zeitraubend. Dazu kommt, dass sie alle Aufgaben ihres Unternehmens erledigen, sie sind also in keiner administrativen Tätigkeit besonders geübt und dadurch auch nicht schnell. Es bleiben von 220 Tagen also 60 %, die Karl als verrechenbare Zeit zur Verfügung sehen. Das wären somit 1056 Stunden über das ganze Jahr. Diese 1056 Stunden müssen die Kosten von 24.400,- tragen. Das wären dann 23,-/Stunde.

Aber Achtung! 23,- sind Selbstkosten pro Stunde und bedeuten deshalb das absolute Minimum. Auch Umsatzsteuer ist hier keine enthalten. Hier sind keine besonderen Investitionen eingeplant (zB Internetauftritt), es sind keinerlei Reserven eingeplant, und was das wichtigste ist: Es wird davon ausgegangen, dass ALLE Stunden auch verkauft werden. Wenn Karl Kreativ in einem Monat nicht alle Stunden verkaufen konnte, kann er dies aber nicht so einfach im nächsten Monat aufholen. Der administrative Zeitaufwand ist ja auch schon verplant. 

Also beschließt Karl Kreativ, vorsichtig Absicherungen einzubauen:

(1) Er erhöht die Kosten um 3.000,- für Unvorhergesehenes und um 5.000,- als finanzielle Reserve auf 32.400,-

(2) Er geht davon aus, dass er über das Jahr verteilt eine Auslastung von 70 % erreichen kann, weil er bereits einen guten Anteil an Stammkunden besitzt, die er in die Selbständigkeit übernehmen möchte.

Somit müssen 740 verkaufbare Stunden einen Umsatz von mindestens 32.400,- erwirtschaften. Er muss also pro Stunde 44,- (ohne Umsatzsteuer) verrechnen, um halbwegs sicher seine Kosten decken zu können.

Karl weiß jetzt, dass er alle Aufträge unter 44,- pro Stunde nicht annehmen kann. Aufgrund von Begünstigungen von Jungunternehmern wird diese Zahl mit den Jahren steigen. Dies ist aber keine Zahl, mit der er zum Kunden geht. Beim Kunden wird anders vorgegangen, diese Zahl spielt nur in Karls Hinterkopf eine Rolle. Schließlich wissen wir ja auch nicht, was der BILLA für den Laib Brot ausgegeben hat, den wir bei ihm einkaufen.

Wie wird bei Kunden vorgegangen, wenn ich nicht mit dieser Zahl operieren soll? Das ist eine andere Geschichte. Um seine Preisverhandlungen in Zukunft souverän führen zu können, investiert Karl in einen Tag Verhandlungstraining bei Hinterauer Consulting. Denn Karl weiß von anderen EPUs, dass sich die Kosten für so ein Verhandlungstraining durch höher abgeschlossene Aufträge schnell wieder hereinspielen ...