Emails: Wie man Kommunikationsproblemen vorbeugt

Gerade hatte ich den Fall, dass es in einem Projekt großen Klärungsbedarf gab, weil die Quelle eines Textes nicht angegeben war und so der falschen Person zugeschrieben wurde. Das veranlasst mich, mir darüber Gedanken zu machen, was man beachten sollte, um das Medium Email als Kommunikationsmittel effizient zu nutzen.

Wenn Sie nicht absolut sicher sind, dass alle Email-Empfänger alle anderen Email-Adressen schon haben, nutzen Sie die "Bcc"-Option! Einerseits ist es eine Frage des Anstandes, keine fremden Emailadressen ungefragt weiterzugeben, andererseits hätte die nervige Welt der Spam-Versender kaum Adressen zur Verfügung, wenn sich alle an diese Regel halten würden.

Ein perfekter Betreff enthält alle wichtigen Stichworte der Nachricht UND fasst sie zusammen. Die Stichworte müssen sein, damit man später eine Chance hat, eine bestimmte Email wiederzufinden. Die Zusammenfassung soll dem Leser ermöglichen, das Thema schnell zu erfassen und damit Wichtigkeit und Dringlichkeit aus seiner Sicht einzuschätzen.

1 Email, 1 Thema. Auch wenn es sich manchmal komisch anfühlt, aber schon aus Ablagegründen sollten Sie pro Thema eine eigene Email schreiben. Emails, die alle Gedanken enthalten, die man dem Leser mitteilen möchte, riskieren, dass einzelne Themen in der Masse untergehen. Auffindbar sind diese Informationen später auch nicht mehr.

Vergessen Sie nicht, dass der Leser wahrscheinlich gedanklich gerade noch ganz woanders war. Führen Sie den Leser in das Thema ein, stellen Sie sich vor oder beziehen Sie sich auf ein Gespräch. Irgendetwas muss den Leser kurz gedanklich auf Ihr Thema lenken.

Versuchen Sie, den Text in einem möglichst positiven Tonfall zu halten. Leser tendieren dazu, Botschaften etwas negativer zu interpretieren, als sie gedacht waren.

Schreiben Sie nur das, was Sie dem Empfänger auch ins Gesicht sagen würden. Ursprünglich kleine Differenzen eskalieren im Schriftverkehr schneller als im persönlichen Gespräch.

Strukturieren Sie die Informationen. Machen Sie es dem Leser so leicht wie möglich, alle Informationen zu erfassen und später wiederzufinden. Ein gutes Email ist genauso gut strukturiert wie ein guter Brief.

Geben Sie die Quelle bekannt. Wenn keine andere Quelle angegeben ist, wird der Inhalt dem Versender zugeschrieben. Gerade in Projekten können sich daraus - wie es mir gerade passiert ist - große Missverständnisse ergeben.

Lesen Sie Emails vor dem Abschicken noch einmal von Anfang bis Ende durch. Suchen Sie nach möglichen Missinterpretationen und eliminieren Sie sie. Vermeiden Sie Sarkasmus. Sarkasmus kommt schriftlich nur ganz selten so an, wie er gemeint war.

Professor Nick Epley hat zu diesem Thema übrigens eine interessante Studie durchgeführt. Er sagt, die Chance, dass Emails richtig verstanden werden, liegt bei maximal 50 %. Ein Grund mehr, sich ein bisschen mehr Zeit zu nehmen beim Schreiben, oder?

Mehr Infos unter: http://www.chicagobooth.edu/news/2006-02-16_epley.aspx?modeset=video